Hayatının belli dönemlerinde, ara arada olsa, ‘herhangi bir toplantıya katılmayan kimse var mı?’ diye düşündüm. ‘Evet’ diyemedim. Resmi veya özel iş yerlerinde çalışanlar, dernek, vakıf ve siyasi parti üyeleri, belirli aralıklarla mutlaka toplantılara katılırlar. Hatta apartman sakinleri dahi kendi aralarında yılda birkaç toplantı yaparlar. Oraya da katılmamışsa mutlaka çocuğunun veli toplantısına katılmıştır. Bunların hiç birine katılmayanlar hala olabilir. Onlar ise mutlaka kendi kafalarına uyan bir konuda toplantı, konferans veya bir panele mutlaka katılmıştır diye düşünüyorum.
Toplantı meselesi bu kadar geniş kitleleri ilgilendiriyor, ‘bu sebeple bence çok çok önemli bir konu. O halde gerek toplantıyı düzenleyenler gerekse toplantıya katılanlar yaptıkları işi ciddiye almalı ve işin kurallarına mutlaka uymalılar’ diye düşünüyorum.
Bence ‘Toplantıya mutlaka tam saatinde başlanmalıdır.’ Toplantı için saat 08:00’de başlayacak denilmişse, 08:01 olmadan başlanmalıdır. ‘Bazıları kahvaltıdan dönmemiş olabilir, bir kısmı dışarıda sohbettedir, sigara içmek için dışarı çıkanlar saati unutmuş olabilirler’ gibi eften büften sebeplerle beklenmemeli, zamanı gelince toplantıya başlanmalıdır. Geç kalanlar sonradan gelip oturabilirler.
Konuşmacı kendini veya toplantıyı düzenleyen kuruluşu saatlerce övmemeli, direk toplantının konusuna girmelidir. İnsanların salona belli kişi ve kurumların saatlerce övülmesini dinlemeye değil belli bir konuda bilgi edinmeye geldikleri asla unutulmamalıdır.
Konuşmacılar dinleyenlere gerçek deneyimlerini veya önemli bilgileri aktarmalı, konuşuyor olmak için konuşmamalıdır. Böyle olursa hemen her dakikasını not almak istiyor insan. Zamanını öğrenmek ve yararlanmak için kullanmak istiyor insanlar. Orada bulunmayı övünç vesilesi yapmak değil, bilgiye doğrudan ulaşmak için kullanıyor insanlar.
Toplantının sonunda mutlaka soru- cevap kısmı olmalı, bu kısım başladığında, ilk birkaç saniye içinde dinleyicilerden soru gelmezse, toplantıyı düzenleyen ekipten birileri gerçekten güzel bir soruyla katılımcıları cesaretlendirmeli. Biliriz ki, ilk sorudan sonrası geliyor. Yine de eğer duraklama olursa, yine önceden iyi hazırlanmış birkaç sorunun sırada olduğunu anlıyorsunuz.
Konuşmacı verilecekse aralara riayet etmeli, ara verilmeyecekse bitiş saatine mutlaka uymalıdır. Katılımcıların toplantı sonrasında mutlaka başka etkinliklerinin olduğu düşünülmeli ve buna göre hareket edilmelidir.
Toplantıya katılanlar salona mutlaka zamanından beş on dakika önce gelmeliler. Oturma yerleri ayrılmışsa kendi yerine, ayrılmamış ise sıranın en sonuna oturmalıdır. İlk gelen sıranın başına oturunca sonra gelenler boş koltuklara ulaşamamaktadır. Çoğu toplantılarda salonların ortalarında boşluklar olduğu halde katılımcıların bazıları ayakta kalmaktadır.
Salona giren katılımcı telefonunu ya kapatmalı ya da sessize almalıdır. Toplantının bir yerinde acayip bir müziğin çalması asla hoş karşılanabilecek bir durum değildir. Diğer insanlar telefonu çalan kişiye hangi gözle bakarlar bilemem.
Toplantı başladığında katılımcılar bir birleriyle veya telefonla kesinlikle konuşmamalıdır. Fısıltıyla da konuşsa diğer insanların rahatsız olduğunu bilerek hareket edilmelidir.
Konuşmacı izin vermedikçe hiç kimse görüntü ve ses kaydı yapmamalıdır. Konuşmacıyla ikili diyalog içerisine girmemeli, sormak istediği hususları soru cevap bölümünde sormalı, program bitmeden solonu terk etmemelidir.
İnsanlar bu tür etkinliklere; ‘iş olsun, bende görüneyim, falancada mutlaka gelir’ düşünceleriyle katılmamalılar. Toplantıyı düzenleyen kişi ve kurumlarda salonu dolduramama kaygısıyla önüne geleni toplantılarına davet etmemeliler.
Belli kurallara uyulmayan toplantılarda amaç hâsıl olmamaktadır. Maksat ise ‘amacın hâsıl olmasıdır.’ Dostlar bir araya farklı mekânlarda da gelebilir.