Kamuda ve özel sektör büyük kuruluşlarının üst düzey yöneticilerinin ihtiyaç duyduğu önemli bir makamdır özel kalem müdürlüğü.

Özel Kalem Müdürü Kimdir diye Google amcaya sordum kısaca şu tanımı çıkardım?

Özel kalem müdürü, idari olarak bağlı bulunduğu yöneticinin; günlük iş takvimini oluşturmak, şahısların kendisiyle görüşme taleplerini almak ve ilgili makamın günlük işleyişini organize etmekle yükümlü kamu memurudur.

Özel Kalem Müdürünün Sorumlulukları Nelerdir?

Özel kalem müdürü pek çok kamu kurumunda görev alabilmektedir. Çalıştığı kuruma bağlı olarak görev tanımı farklılıklar göstermekle birlikte özel kalem müdürünün temel sorumluluğu; idaresi altındaki yöneticinin genel iş akışını düzenlemektir. Özel kalem müdürünün diğer mesleki yükümlülükleri şunlardır;

Sorumlu olduğu yönetici ya da birim adına kurum içi ve dışı yazışmaları gerçekleştirmek,

Randevu taleplerini almak ve organize etmek,

Kurum ziyaretçilerini ağırlamak,

Gizlilik niteliği taşıyan yazışma ve belgeleri birim adına gerekli kurumlara iletmek,

Bağlı olduğu yöneticinin toplantı, ziyaret gibi faaliyetlerini içeren iş takvimini düzenlemek,

Kutlama, kokteyl gibi resmi katılım gösterilen protokolleri organize etmek ve kurumlar arası iletişimi sağlamak,

Kurumu alakadar eden haberleri rapor halinde yöneticiye sunmak,

Yurt içi ve yurt dışı gezileri organize etmek.

Konuyu geniş anlamıyla açarsak kurumun aynasıdır özel kalem. Özel kalemin giyimi kuşamı, lisanı, davranışları hatta aklı temsil ettiği kurumu ve kişiyi yansıtır.

35 yıllık Gazeteci-yazar olarak yurt içinde ve yurt dışında binlerce kurum, kuruluş ve kişiyi ziyaret etmiş biriyim. İçeride ilk defa tanışacağım kişiyi görmeden, onun notunu özel kalemine bakarak üç aşağı beş yukarı veririm.

Eğer bir yönetici kendi düzeyinde, hatta kendinden meziyetli birini özel kaleme oturtamıyorsa o yöneticinin başarılı olma şansı yolun başında zayıflamıştır, o yönetici zayıf kalmış demektir.

Başarılı kurum, kuruluşlar ve kişilerin başarısı iyi ekip ve kadroyla ortaya çıkar.

Çağı geleceği okuyamayan, iyi eğitim almamış, kabiliyetsiz, yeteneksiz özel kalemler,  kurumlarda problemin ana kısmını oluşturmaktadır.

Büyük şehirler başta olmak üzere, turistik kentlerde Belediyelerde ve Valiliklerde özel kalem müdürleri özel yetenek sınavlarıyla özel şartlarla göreve alınmalıdırlar.

Güvenlik meselelerini önceleyen İçişleri bakanımız Sayın Süleyman Soylu 81 il Valilik ve Belediye başkanlıklarına özel kalem ve danışma müdürlüğü adıyla yeni kadro açılması için proje geliştirmeli.

Siyasal bilgiler, kamu yönetimi veya iletişim fakültesinin basın halkla ilişkiler bölümünden mezun, en az 2-3 yabancı dil bilen genç kadrolarla kurumlara dinamizm ve güç katmalıdır.

Özel kalem müdürlükleri büyük holdingler, karteller, kuruluşlarda eksik yetersiz kimselerin barınması mümkün değildir çünkü  ‘Hiçbir başarı tesadüf değildir’.

Bunca bütçeye sahip ülkemizde, bu doğrultuda 81+81 kadro açılması bir maliyet getirmeyecektir.  Aksine yaratacağı sinerjiyle çalışma temposunu yükselteceklerdir.